Регламент роботи Збаразького районного суду

ЗАТВЕРДЖЕНО

 

Наказом в.о. голови

Збаразького районного суду

Тернопільської області

від 22.08.2017 року № 34

 

РЕГЛАМЕНТ
ЗБАРАЗЬКОГО РАЙОННОГО СУДУ  ТЕРНОПІЛЬСЬКОЇ ОБЛАСТІ

1.          Загальні положення.

1.1.   Регламент Збаразького районного суду Тернопільської області встановлює порядок організації діяльності Збаразького районного суду Тернопільської області (надалі Суду), пов’язаної із здійсненням його повноважень.

1.2.   Відповідно до Конституції України, Закону України «Про судоустрій і статус суддів»:

- правосуддя в Україні здійснюється виключно судами. Делегування функцій судів, а також привласнення цих функцій іншими органами чи посадовими особами не допускається.

- Суд, здійснюючи правосуддя на засадах верховенства права, забезпечує кожному право на справедливий суд та повагу до інших прав і свобод, гарантованих Конституцією і законами України, а також міжнародними договорами, згода на обов'язковість яких надана Верховною Радою України.

- судові рішення ухвалюються судами Іменем України і є обов‘язковим для виконання.

- організаційне керівництво діяльністю Суду здійснює голова суду.

1.3.     Порядок діяльності Суду, апарату Суду, та посадових осіб визначається Конституцією України, Законами України, іншими нормативно-правовими актами, Положеннями, Інструкціями, Наказами, а також цим Регламентом.

1.4.     Регламент є відомчим нормативно – правовим актом, який затверджується наказом голови Суду і встановлює розпорядок роботи суддів та працівників апарату Суду, визначає процедуру планування, порядок проведення оперативних нарад та зборів,  контрольної діяльності, ведення кадрової роботи, судової статистики, діловодства,  порядок розгляду звернень громадян, організацію зв’язків з засобами масової інформації, інші питання внутрішньої діяльності Суду.

1.5.     Регламент Суду є обов’язковим для виконання працівниками апарату Суду і суддями в частині, що їх стосується. Особи винні у порушенні Регламенту, можуть бути притягнуті до відповідальності у встановленому законодавством порядку. 

1.6.     Робота Суду, апарату Суду та його структурних підрозділів є відкритою і гласною, за винятком питань, що становлять державну таємницю чи належать до службової, конфіденційної інформації. Порядок допуску відвідувачів до приміщень Суду і доступу до публічної інформації Суду регулюється Положеннями, розпорядженнями та наказами Адміністрації Суду.

2.          Організація роботи Суду.

2.1.    Збаразький районний суд Тернопільської області очолює голова суду.

2.2.     До начальницького складу Суду (надалі Адміністрація Суду) входять: голова Суду; керівник апарату Суду та заступник керівника апарату Суду.

2.3.     Голова Суду:

- представляє Суд як орган державної влади у зносинах з іншими органами державної влади, органами місцевого самоврядування, фізичними та юридичними особами;

- контролює ефективність діяльності Суду в цілому;

- вносить керівникові територіального управління Державної судової адміністрації в Тернопільській області подання про призначення на посаду керівника апарату Суду, заступника керівника апарату Суду та про звільнення їх з посад;

- забезпечує виконання рішень загальних зборів та зборів суддів Суду;

- контролює ведення в суді судової статистики та узагальнюючої практики розгляду справ з метою підвищення якості судочинства;

- з питань, що належать до його адміністративних повноважень, видає накази і розпорядження, на підставі акта про призначення (обрання) суддею чи звільнення судді з посади видає відповідний наказ, а також наказом визначає адміністративні повноваження заступника голови Суду;

- здійснює інші повноваження, визначені Законом.

2.4.     Апарат Суду очолює керівник апарату, який призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації в Тернопільській області за поданням голови суду.

2.5.     Керівник апарату Суду:

- Здійснює безпосереднє керівництво  апаратом суду, забезпечує організованість  та злагодженість у роботі підрозділів суду, працівників апарату суду, їх взаємодію у виконанні завдань, покладених на апарат суду щодо організаційного забезпечення діяльності суду.

- здійснює безпосереднє керівництво діяльністю кадрової служби, забезпечує реалізацію державної політики з питань кадрової роботи та державної служби в апараті суду.

- призначає на посаду та звільняє з посади працівників апарату Суду, застосовує до них заохочення та накладає дисциплінарні стягнення. Добір працівників апарату суду здійснюється на конкурсній основі.

- несе персональну відповідальність за належне організаційне забезпечення Суду, суддів та судового процесу, функціонування автоматизованої системи документообігу, інформує збори суддів про свою діяльність.

- здійснює інші повноваження з організації роботи апарату Суду
визначені Закону України «Про судоустрій і статус суддів», Положенням про апарат суду, посадовими інструкціями та наказами голови Суду щодо забезпечення діяльності суду.

2.6.     Заступник керівника апарату Суду призначається на посаду та звільняється з посади наказом керівника територіального управління Державної судової адміністрації в Тернопільській області за поданням голови суду.

2.7.     Розмежування обов’язків між керівником апарату та його заступником, визначення ступеня їх відповідальності регулюється посадовими інструкціями, внутрішніми наказами керівника апарату суду, та Положеннями про апарат Суду.

2.8.     До апарату Суду для кадрового та фінансового обслуговування прикріплюються помічники суддів. Правовий статус помічників суддів визначається Законом України «Про судоустрій і статус суддів» та Положенням про помічника судді.

2.9.       Порядок організації діяльності апарату Суду, пов’язаний із здійсненням його повноважень, встановлюється Положеннями про апарат Суду та його структурні підрозділи.

3.          Планування роботи Суду

3.1.     Планування роботи Суду за основними напрямками діяльності є одним із найважливіших чинників організаційного забезпечення виконання його функцій і здійснюється відповідно до піврічного плану роботи.

3.2.     Планування роботи Суду здійснюється шляхом складання плану роботи на півріччя, в який включаються  загальні заходи для всього Суду, заходи, які здійснюються апаратом Суду та окремими посадовими особами Суду (індивідуальні плани роботи), а також зміни та доповнення в планових завданнях.  

3.3.     Узагальнення пропозицій працівників апарату Суду щодо плану роботи і підготовка проекту плану роботи Суду здійснюється керівником апарату Суду.

3.4.     Погоджені керівником апарату пропозиції до проекту плану подаються голові суду керівником апарату суду не пізніше як за 15 днів до початку півріччя.

3.5.     План роботи включає основні напрямки роботи Суду:

- організаційна робота (проведення оперативних нарад, зборів, перевірок, семінарів, навчань, робота з архівом, із зверненнями громадян, із систематизації законодавства та інше);

- вивчення та узагальнення судової практики (аналізи стану оперативності розгляду справ, узагальнення практики розгляду справ по категоріям, підбиття піврічних та річних підсумків роботи суду та інше);

- робота з кадрами;

3.6.     Реквізити, за яким треба складати план роботи, повинні містити наступне :

№ п/п	Заходи	Терміни  виконання	Відповідальні за виконання особи	Відмітка про виконання
1.	2.	3.	4.	5.

Відмітка про виконання проставляється керівником апарату суду чи його заступником у відповідній графі по закінченню терміну виконання планового заходу  із засвідченням підписом.

3.7.     Всі планові заходи мають визначену дату виконання та відповідальних осіб – виконавців.

3.8.     План роботи Суду обговорюється на загальних зборах суддів та працівників апарату суду і затверджується головою суду. Всі працівники Суду ознайомлюються з планом роботи під розписку.

3.9.     Контроль за виконанням плану роботи здійснюється безпосередньо керівником апарату суду. Відповідальність несуть виконавці.

4.          Підготовка і проведення зборів суддів, загальних зборів та нарад

4.1.     Порядок проведення зборів суддів визначається Положенням про збори суддів, затвердженим рішенням зборів суддів Збаразького районного суду Тернопільської області.

4.2.     Збори скликаються за пропозицією Голови Суду або на вимогу не менш як третини від загальної (фактичної) кількості суддів Суду у міру потреби, але не рідше одного разу на три місяці.

4.3.     Відкриває збори Голова Суду.

4.4.     На зборах суддів обговорюють питання щодо внутрішньої діяльності Суду або роботи конкретних суддів чи працівників апарату Суду, заслуховують звіти суддів, які обіймають адміністративні посади в Суді, та керівника апарату Суду та приймають із цих питань рішення, що є обов’язковими для суддів і працівників апарату Суду, приймають рішення щодо визначення потреб організаційного (кадрового, фінансового, матеріально-технічного, інформаційного) забезпечення діяльності Суду та додержання установлених нормативів цього забезпечення.

4.5.     Наради що скликаються за пропозицією голови Суду є оперативними нарадами (проводяться в особливих випадках).

4.7.       Організацію проведення нарад здійснює керівник апарату суду.

4.8.       Рішення, прийняті на нарадах, оформляються не пізніше ніж у дводенний строк протоколами, які веде консультант суду. Протоколи підписуються головуючим та особою, якій доручено вести протокол і доводяться до відома колективу Суду.

5.          Розпорядок та внутрішній режим роботи Суду

5.1.     Тривалість робочого часу для суддів і працівників апарату Суду визначається відповідно до законодавства про працю з урахуванням особливостей, передбачених Законами України «Про судоустрій і статус суддів» і «Про державну службу», а також Правилами внутрішнього трудового розпорядку (для працівників апарату Суду) і цим Регламентом (для суддів Суду).

5.2.     Для суддів та працівників апарату Суду встановлюється п'ятиденний робочий тиждень із двома вихідними днями (субота та неділя).

5.3.     Тривалість робочого часу становить 40 годин на тиждень (за винятком випадків, передбачених чинним законодавством України).

5.4.     Час початку і закінчення щоденної роботи суддів та працівників апарату Суду визначається Правилами внутрішнього трудового розпорядку та цим Регламентом роботи.

В Збаразькому районному суді Тернопільської області встановлено такий розпорядок роботи:

–        з понеділка по четвер з 8.00 год. до 17.15 год.;

–        у п'ятницю з 8.00 год. до 16.00 год.

Перерва для відпочинку і харчування триває:

–        з 12:00 год. до 13:00 год.

5.5.     Працівники Суду використовують час перерви на свій розсуд, на цей час вони можуть відлучатися з місця роботи.

5.6.     Відповідно до ст. 73 Кодексу законів про працю України напередодні святкових і неробочих днів тривалість робочого дня скорочується на одну годину.

5.7.     У випадках, передбачених статтею 56 Кодексу законів про працю України, окремим працівникам на їх прохання може встановлюватися неповний робочий день чи тиждень з оплатою праці пропорційно відпрацьованому ними часу.

5.8.     Для виконання невідкладної і непередбаченої роботи працівники апарату Суду зобов'язані на підставі відповідного розпорядження, наказу голови Суду чи  керівника апарату Суду з'явитися на службу у вихідні, святкові та неробочі дні, робота в які компенсується згідно з чинним трудовим законодавством України.

5.9.     Ведення обліку робочого часу в Суді забезпечується відповідальною особою - консультантом суду (по роботі з персоналом) через табель обліку використання робочого часу на суддів і працівників апарату Суду.

5.10.       Табель обліку використання робочого часу підписується працівником, відповідальним за його складання, головою Суду та керівником апарату Суду і у визначений термін надається до Територіального управління Державної судової адміністрації в Тернопільській області.

5.11.       Перебування у робочий час суддів та працівників апарату Суду за межами приміщень Суду, з метою вирішення службових чи особистих питань, попередньо погоджується з головою Суду чи керівником апарату Суду.

5.12.       Детальні положення даного розділу регулюються Правилами  внутрішнього трудового розпорядку, погодженими на загальних зборах колективу Суду та затвердженими наказом голови суду.   

6.          Організація кадрової роботи в Суді.

6.1.     Контроль за організацію роботи з кадрами, а також веденням кадрового діловодства здійснюється керівником апарату Суду.

6.2.     Ведення кадрового діловодства в суді здійснюється консультантом суду (по роботі з персоналом) у відповідності до Посадової інструкції, наказів, розпоряджень керівника апарату, а також на підставі законодавчих та нормативно – правових актів.

6.3.     Працівники апарату Суду приймаються і звільняються з посад наказом керівника апарату Суду. Порядок прийняття та звільнення помічників суддів регулюється окремим Положенням про помічника судді.

6.4.     Прийняття на роботу службовців та технічних працівників здійснюється відповідно до Кодексу законів про працю України.

6.5.     Прийняття кандидатів на державну службу в апарат Суду здійснюється відповідно до Закону України «Про державну службу» на конкурсній основі, крім випадків, коли інше встановлено чинним законодавством України.

6.6.     Порядок призначення та звільнення керівника апарату Суду та його заступника регулюється Положеннями про апарат Суду і цим Регламентом.

6.7.     Проведення конкурсу на заміщення вакантних посад в апараті Суду регламентується Порядком проведення конкурсу на заміщення вакантних посад державних службовців, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України.

6.8.     Результати щорічної оцінки беруться до уваги відповідальною особою апарату Суду під час розгляду питань просування по службі, присвоєння чергового рангу, установлення передбачених законодавством грошової винагороди, надбавок, премій або змін їх розміру, при вирішенні питання щодо продовження терміну перебування на державній службі, формуванні кадрового резерву та інших питань проходження державної служби в апараті Суду.

6.9.       Для підвищення кваліфікаційного рівня працівників апарату Суду та суддів організовуються та проводяться семінарські навчання і навчання з підвищення кваліфікації.

6.10.       Основними видами підвищення кваліфікації є:

-         навчання за професійними програмами підвищення кваліфікації державних службовців (системне підвищення кваліфікації);

-         систематичне самостійне навчання (самоосвіта);

-         тематичні постійно діючі семінари;

-         тематичні короткотермінові семінари;

6.11.       Системне підвищення фахової кваліфікації судді та працівників апарату здійснює Національна школа суддів України та його регіональне відділення на підставі графіку погодженого з територіальним управлінням Державної судової адміністрації України у Тернопільській області на кожен календарний рік.

6.12.       Порядок надання відпусток суддям та працівникам апарату Суду регламентується Законами України «Про відпустки», «Про судоустрій і статус суддів», «Про державну службу».

6.13.       Черговість надання відпусток визначається графіком, який обговорюється на загальних зборах колективу Суду і затверджується наказом голови Суду (щодо суддів) та керівника апарату Суду (щодо працівників апарату) на кожен календарний рік не пізніше 10 січня та доводиться до відома всіх працівників апарату.

6.14.       За рішенням голови Суду (щодо суддів) чи керівника апарату Суду (щодо працівників апарату), у разі службової необхідності судді, державні службовці і службовці апарату Суду можуть бути відкликані із щорічної або додаткової відпустки, про що видається відповідний наказ.

6.15.       Контроль за дотриманням графіка відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює консультант суду (по роботі з персоналом).

6.16.       Оформлення службових відряджень для суддів та працівників апарату Суду здійснюються на підставі відповідного наказу. Підставою для підготовки наказу  про службове відрядження є лист з інформацією про відрядження та позитивною резолюцією голови Суду чи керівника апарату Суду.

6.17.       В наказі про відрядження зазначається назва населеного пункту, найменування підприємства, установи, організації, куди відряджається працівник, термін і мета відрядження.

6.18.       На підставі наказу про відрядження, консультантом суду (по роботі з персоналом), видається посвідчення про відрядження яке реєструються в журналі реєстрації посвідчень про відрядження.

7.          Організація роботи з документами Суду

7.1.           Загальні положення.

7.1.1.     Організація роботи з документами в апараті Суду здійснюється на підставі вимог ДСТУ 4163-2003 (Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів - Київ 2004 р.), згідно порядку передбаченому Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, Положення про автоматизовану систему документообігу загальних судів та у відповідності до інших нормативно-правових актів України і внутрішніх Положень, розпоряджень Адміністрації Суду.

7.1.2.     Порядок організації роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави або з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку та регулюється внутрішніми Положеннями, розпорядженнями, наказами.

7.1.3.     Відповідальність за організацію і загальний стан роботи з документами в Суді покладається на керівника апарату та його заступника (відповідно до розподілу обов’язків). Контроль здійснює голова суду і його заступник (відповідно до розподілу обов’язків).

7.1.4.     До основних видів роботи з документами належать :

-         реєстрація вхідної та вихідної кореспонденції;

-         реєстрація та облік судових справ і матеріалів;

-         відправлення вихідної кореспонденції;

-         формування судових справ;

-         підготовка та погодження документації розпорядчої діяльності;

-         організація та здійснення контролю за виконанням документів;

-         складання номенклатури та формування справ;

-         підготовка справ до архівного зберігання та користування архівною    документацією;

-         ведення обліку, зберігання та використання бланків, печаток і штампів. 

7.1.5.     Номенклатура справ розробляється керівником апарату Суду з урахуванням письмових пропозицій структурних підрозділів  (служб, відділів, секторів) Суду щорічно відповідно до вимог Інструкції з діловодства та з дотриманням методичних рекомендацій і Переліку типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів.

7.1.6.     Номенклатура справ Суду затверджується головою суду і вводиться в дію з початку нового календарного року.

7.1.7.      Судові справи та управлінська документація з часу створення (надходження) і до передання їх в архів суду зберігаються за місцем формування справ (в структурних підрозділах апарату Суду) або централізовано в службі діловодства згідно із затвердженою номенклатурою справ.

7.1.8.     Закінчені діловодством документи групуються в справи відповідно до номенклатури справ Суду і по закінченню року посадові особи, які відповідають за діловодство у підрозділах апарату Суду, проводять підготовку справ до архівного зберігання і опрацьовують систематизацію документів у справах, здійснюють попереднє оформлення справ. Одночасно з підготовкою документів до зберігання проводиться відбір документів, що підлягають знищенню.

7.1.9.      Особові справи суддів та працівників апарату Суду до передання їх в архів Суду зберігаються в особи, відповідальної за ведення кадрової роботи.

7.1.10.      Методичне керівництво і контроль за формуванням справ Суду здійснює підрозділ канцелярії Суду.

7.2.           Документація розпорядчої діяльності.

7.2.1.     Розпорядча діяльність в Суді здійснюється головою Суду та керівником апарату Суду, які у межах своїх компетенції на основі і у відповідності до законодавства видають накази, розпорядження, доручення, затверджують положення, правила, інструкції, що є обов‘язковими до виконання усіма суддями та працівниками апарату Суду.

7.2.2.     Підготовка проектів наказів, доручень здійснюється відповідно до чинного законодавства, Інструкції з діловодства та методичним рекомендаціям консультантом з кадрової роботи Суду.

7.2.3.     Усі накази та розпорядження реєструються в журналі реєстрації наказів, розпоряджень.

7.2.4.     Накази розподіляються за окремими групами:

А) з основної діяльності;

Б) з кадрових питань (особового складу);

В) про надання відпусток;

Д) про відрядження.

7.2.5.     Накази Суду набувають чинності з моменту їх підписання або в інший термін, передбачений відповідним наказом.

7.2.6.     Ознайомлення з наказами забезпечує консультант суду (по роботі з персоналом).

7.2.7.     Скасування, зміна раніше виданих наказів, окремих доручень погоджується із відповідними посадовими особами Суду з якими погоджувалися  документи, що скасовуються чи змінюються. Зміни до наказів Суду вносяться тільки наказами.

7.2.8.      Положення про апарат Суду розробляється керівником апарату і є відомчим нормативно – правовим актом, який погоджується на загальних зборах колективу Суду та затверджується наказом керівника апарату Суду.

7.2.9.      Посадові інструкції працівників розробляються консультантом з кадрової роботи виходячи з вимог, що ставляться до певної посадової особи та розподілу обов’язків між працівниками структурного підрозділу і затверджуються керівником апарату Суду.

7.3.           Порядок розгляду та  проходження документів.

7.3.1.     Уся кореспонденція, судові справи і матеріали, які надходить на адресу Суду, проходить обов’язкову реєстрацію відповідно до вимог  Інструкції з діловодства в місцевому загальному суді та Положення про автоматизовану систему документообігу.

7.3.2.     Після реєстрації та відповідного документального оформлення кореспонденції, судових справ і матеріалів здійснюється їх групування по адресатам відповідно до вимог  Інструкції з діловодства. Документи з питань діяльності суду, які безпосередньо не стосуються розгляду справ, передаються голові Суду чи керівнику апарату Суду (надалі Керівник) для попереднього розгляду і резолюції.       

7.3.3.     Якщо терміни не визначені самим документом, вони встановлюються Керівником у відповідності до вимог чинного законодавства.

7.3.4.      На розгляд голові Суду, або особі яка  тимчасово виконує його обов'язки подаються:      

-         документи, які містять нормативно-правовий характер і стосуються діяльності Суду в цілому;

-         доручення щодо проведення статистичної, аналітичної та узагальнюючої практики роботи суддів та Суду в цілому;

-         депутатські запити та звернення народних депутатів;

-         рішення, постанови, ухвали, накази, доручення які містять організаційно-правовий характер і стосуються діяльності суддів та Суду в цілому;

-         скарги та звернення громадян які містять організаційно-правовий характер і стосуються діяльності суддів та Суду в цілому;

-         рішення по наслідках розгляду скарг на дії суддів та посадових осіб Суду;

-         документи майнового, грошового, розрахункового і кредитного характеру, щодо адміністративно-господарської діяльності Суду;

-         інші найбільш важливі документи (листи, звернення) які адресовані на Суд або особисто голові Суду і стосуються управлінської діяльності Суду.

7.3.5.      На розгляд керівнику апарату Суду або особі яка  тимчасово виконує його обов'язки подаються:      

-         документи, які містять нормативно-правовий характер і стосуються кадрової роботи Суду чи діяльності апарату Суду;

-         доручення щодо проведення актів звірок, аналітичні довідки щодо кадрової роботи та роботи канцелярії Суду, що не несуть в собі інформації про суддів та Суд в цілому;

-         скарги, заяви та звернення громадян які містять організаційно-правовий характер і стосуються роботи канцелярії Суду та ведення діловодства в Суді;

-         розпорядчі документи, доручення, листи, які містять адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосуються діяльності апарату Суду;

-         рішення по наслідках розгляду скарг на дії працівників апарату Суду;

-         інші документи (листи, звернення), які адресовані керівнику апарату Суду.

7.3.6.      Керівнику апарату Суду або особі яка  тимчасово виконує його обов'язки подаються на підпис:

-         службові листи, доповідні записки, пропозиції, розпорядження, накази по апарату Суду та документи інформаційного, довідкового або аналітичного характеру, які підготовлені для внутрішнього використання в апараті Суду;

-         аналітичні довідки, акти звірок щодо кадрової роботи та роботи канцелярії Суду;

-         відповіді на скарги та звернення громадян які містять організаційно-правовий характер і стосуються роботи канцелярії Суду та окремих працівників апарату Суду;

-         листи (замовлення, заявки, доручення), які містять адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосуються діяльності апарату Суду;

-         інші документи (супровідні листи, заяви, звернення), які містять організаційно-правовий характер і стосуються ведення діловодства в Суді та не несуть в собі інформації про роботу суддів та Суд в цілому.

7.3.7.      Голова Суду або особа яка тимчасово виконує його обов'язки має право підпису всієї вихідній кореспонденції Суду, а також внутрішньої документації, яка містить адміністративно-господарський чи організаційно-правовий характер і стосується роботи суддів чи Суду в цілому.

8.                Контрольно-координаційна діяльність Суду.

8.1.           Контроль за організацію і за загальний стан роботи з документами в Збаразькому районному суді Тернопільської області здійснює голова Суду.

8.2.           Контроль за виконанням наказів Суду здійснюється посадовою особою визначеною в самому наказі, якщо в наказі не визначено особу, контроль здійснюється Керівником, який видав наказ.

8.3.           Відповідальність за своєчасне та якісне виконання доручень Керівника несуть посадові особи, яким зазначені доручення надані.

8.4.           Відповідальність за виконання доручень відповідно до резолюції Керівника на вхідній кореспонденції несе безпосередньо посадова особа, яка згідно з резолюцією визначена його головним виконавцем. Головним виконавцем є особа, зазначена в переліку першою.

8.5.           Документи з контрольними термінами заносяться до контрольної картки автоматизованої системи документообігу Суду і ставляться на контроль відповідальною особою канцелярії Суду, який триває до повного виконання вимог, вказаних в документі. Якщо документ не має конкретних термінів виконання і не містить обов’язків для реалізації заходів, він направляється для відома.

8.6.           Відповідальна особа Суду оформивши контрольну картку передає документ до виконавця, вказаного у резолюції першим.

8.7.           Документ вважається виконаним, якщо виконано всі пункти доручень. Датою виконання доручення, завдання є дата відправки документа чи дата відповіді Керівнику про їх виконання з відміткою Керівника про зняття з контролю.

9.          Організація розгляду звернень громадян

та проведення особистого прийому громадян в Суді.

9.1.           При роботі із зверненнями громадян Суд керується Конституцією України, Законом України «Про звернення громадян», Інструкцією з діловодства в місцевому загальному суді, іншими нормативно-правовими актами, внутрішніми наказами, цим Регламентом.

9.2.           Суд організовує в установленому порядку розгляд звернень громадян - пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг. Організація розгляду звернень громадян, у тому числі ведення діловодства та проведення особистого прийому громадян, покладається на відповідальних осіб апарату Суду.

9.3.           Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форми власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України.

9.4.           Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються головою Суду, керівником апарату Суду в межах його компетенції. Відповіді на звернення громадян готуються відповідальними особами Суду, які призначаються наказом голови Суду чи керівника апарату.

9.5.           Якщо питання, порушені у зверненні, одержаному Судом, не входять до його повноважень, то таке звернення в термін не більше 5 днів пересилається за належністю відповідному органу чи посадовій  особі, про що повідомляється особі, яка подала звернення.

9.6.           Письмове звернення без зазначення місця проживання, не підписане автором (авторами), а також таке, авторство якого неможливо встановити, вважається анонімним і розгляду не підлягає.

9.7.           Звернення, крім тих, для яких встановлений інший порядок розгляду, розглядаються та вирішуються у термін не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх отримання. Якщо в місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо виконавець, продовжує термін його розгляду, про що повідомляється особі, яка подала звернення. При цьому загальний термін вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

9.8.           Відповідальні особи Суду, які готують відповіді на звернення громадян, за дорученням голови Суду або керівника апарату (в межах його компетенції), аналізують роботу з розгляду таких звернень, узагальнюють пропозиції, що містяться в них, розробляють рекомендації, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і зауважень громадян, а посадові особи Суду, які розглядають звернення громадян, контролюють вирішення порушених у них питань.

9.9.       Особистий прийом громадян проводиться згідно з графіком, який затверджується головою Суду та розміщується на інформаційному стенді Суду. Графік особистого прийому громадян повинен містити інформацію про місце проведення, дні і години прийому.

9.10.       Облік особистого прийому громадян ведеться відповідальною особою служби особистого прийому громадян в спеціальному журналі обліку.

9.11.       У тих випадках, коли для вирішення поставлених питань необхідно провести спеціальну перевірку, одержати додаткові матеріали або вжити інших заходів, громадяни повинні залишити письмове звернення.

9.12.       Письмові звернення громадян, що надійшли під час особистого прийому, передаються керівнику служби особистого прийому, який організовує розгляд письмових звернень разом з іншими дорученнями.

9.13.       Реєстрація та облік письмових звернень громадян, що надійшли під час особистого прийому проводиться відповідно до встановленого порядку.

9.14.       Відповіді на звернення, подані на особистому прийомі, надаються за підписом особи, яка проводила особистий прийом.

9.15.       Контроль за дотриманням термінів виконання прийнятих під час особистого прийому рішень здійснюється головою суду.

9.16.       Письмові звернення громадян, що надійшли під час проведення особистого прийому за дорученням голови Суду або керівника апарату узагальнюються та аналізуються.

10.     Порядок складання статистичної звітності 
та аналізування роботи суду

10.1.       Організаційне забезпечення ведення судової статистики у Суді здійснює керівник апарату Суду.

10.2.       Відповідальною особою за ведення обліково-статистичної діяльності та складання статистичних звітів у Суді особа, визначена наказом керівника апарату суду.

10.3.       У Суді складаються щомісячні, піврічні та річні статистичні звіти про роботу Суду з розгляду цивільних, адміністративних, кримінальних справ та справ про адміністративні правопорушення.

10.4.       За вказівкою голови Суду, у Суді складаються й інші щоквартальні, щомісячні звіти, аналізи про роботу суддів, підрозділів апарату Суду та Суду в цілому.

10.5.       Статистичні звіти складаються за формами, затвердженими наказами Державної судової адміністрації України, які зареєстровано в Міністерстві юстиції України. Всі форми звітів погоджено з Держкомстатом України.

10.6.        Планові та позапланові аналізи, узагальнення роботи Суду, за дорученням вищих судових органів, територіального управління ДСА у Тернопільській області, виконуються згідно резолюції голови Суду суддями та помічниками суддів або за вказівкою голови Суду консультантами Суду відповідно до їх повноважень та іншими визначеними посадовими особами суду у визначені терміни.

11.     Заходи безпеки щодо збереження справ та матеріальних цінностей Суду. Порядок зберігання і використання печаток і штампів.

11.1.       Збереження справ та матеріальних цінностей суду забезпечує особа, визначена наказом голови суду. Контроль за збереженням здійснює матеріально-відповідальна особа Суду .

11.2.       Приміщення суду має п`ять входів, які обладнані внутрішніми замками.

11.3.       Виготовлення, зберігання та використання печаток і штампів суду забезпечує голова Суду, який своїм наказом визначає відповідальну особу суду за зберігання та використання печаток і штампів Суду.

11.4.       Всі печатки і штампи, які використовуються в суді, реєструються в Журналі обліку печаток і штампів суду і передаються для зберігання під розписку визначеній наказом голови суду відповідальній особі.

11.5.       Гербова печатка суду ставиться на документах у випадках, передбачених законодавством (на судові рішення, виконавчі документи, характеристики, акти, накази, довідки про місце роботи, нараховану і належну заробітну плату, на зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції, посвідчення про відрядження, кошторис витрат на утримання суду, подання і клопотання про нагородження орденами і медалями, преміями, у трудових книжках, на документи бухгалтерської статистичної звітності, фінансові плани, на запити у випадках, передбачених законодавством тощо).

11.6.       Кутові штампи використовуються для маркування вихідної документації, якщо вона надсилається не на фірмових бланках.

11.7.       Перевірка наявності печаток і штампів, а також порядку їх зберігання та використання здійснюється спеціально утвореною комісією не рідше одного разу на рік.